Programma 9. Besturen in verandering van tijden

De kosten voor de aanschaf en beheer & onderhoud van het wagenpark stijgen met structureel € 117.000. Dit wordt vooral veroorzaakt door uitbreiding van het wagenpark voor toezicht op afval, BOA's en voor (bouw) inspecteurs. De investeringen stijgen met € 525.000 in 2024; € 180.000 in 2025; € 232.000 in 2026 en € 1.365.000 in 2027. Daarnaast stijgen de algemene voertuigkosten (onderhoud, verzekering, belasting, brandstof) door inflatie. Deze kostenstijging betalen we uit de stelpost voor loon- en prijsstijging.

We hebben het standenregister voor ICT geactualiseerd, dit geeft een structureel nadeel vanaf 2023 van € 111.000. Door de grote groei van het aantal medewerkers hebben we extra licenties nodig voor verschillende applicaties. Dit brengt jaarlijks extra kosten met zich mee van € 111.000.

We hebben een hogere kosten van € 50.000 door een hogere thuiswerkvergoeding voor ons personeel. Binnen de nieuwe CAO hadden we al een thuiswerkvergoeding van € 2 per dag per medewerker. Per 1 mei 2023 is het bedrag van de thuiswerkvergoeding verhoogd naar € 3 per dag. We schatten in dat de extra kosten voor dit jaar incidenteel € 33.000 zullen zijn. Structureel hebben we een nadeel van € 50.000.

We hebben een bestedingsplan voor 2023 opgesteld voor het versterken van de gemeentelijke dienstverlening. Naar aanleiding van de Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK) heeft het kabinet voorstellen gedaan om de dienstverlening vanuit de overheid fundamenteel te verbeteren. Het kabinet stelt onder andere voor om de uitvoeringscapaciteit bij de overheid te versterken en extra ondersteuning te bieden aan mensen in kwetsbare posities. Het Rijk heeft hiervoor tot en met 2027 middelen beschikbaar gesteld. In 2023 verwachten we € 380.000 uit te geven van de beschikbare € 3.056.000. In 2023 verwachten we € 280.000 te besteden ten behoeve van digitalisering en € 100.000 voor het versterken van vakmanschap/ deskundigheidsbevordering van de professionals in het sociaal domein en organisatie breed. We hebben tegelijkertijd ook het meerjarige bestedingsplan geactualiseerd. De totale verwachte uitgaven tot en met 2028 komen nu uit op afgerond € 2,8 miljoen.

We hebben hogere kosten voor vervangingsinvesteringen van ICT. Door stijgende prijzen en door toename van het aantal medewerkers krijgen we de komende jaren te maken met hogere vervangingsinvesteringen voor ICT. Vooral bij de vervanging van iPhones en laptops hebben we hiermee te maken. Per saldo leidt dit tot structurele kostenstijging van € 225.000 in 2027. We hebben de totale vervangingskalender voor ICT geactualiseerd. Een aantal ICT investeringen is vertraagd, maar er zijn ook projecten juist naar voren gehaald. We stellen de volgende investeringskredieten beschikbaar: € 0,6 miljoen in 2023, € 2,2 miljoen in 2024, € 2,7 miljoen in 2025, € 1,4 miljoen in 2026 en € 1,7 miljoen in 2027. Per saldo leidt dit tot een voordeel van € 133.000 in 2024, vanaf 2025 hebben we een tekort van € 77.000. Dit loopt op tot een structureel nadeel van € 225.000 vanaf 2027.

We hebben vanaf 2024 jaarlijks hogere kosten van € 102.500 voor advies- en beheertaken voor bodem- en stortplaatsen. Met de invoering van de Omgevingswet per 1 januari 2024 komen taken over met betrekking tot bodem en voormalige stortplaatsen. Dit betekent dat wij als gemeente bevoegd gezag worden, vergunningverlener worden, kennis moeten hebben van de stortplaatsen (specialist/beheerder) en indien nodig moeten handhaven. We schatten dat we 1 fte aan formatie nodig hebben. Dit is gebaseerd om de formatie die de provincie Noord-Brabant nu inzet. In het najaar zal worden onderzocht of we deze taak beleggen bij de ODBN of in eigen beheer uitvoeren. We hebben nog geen duidelijkheid of we geld krijgen hiervoor vanuit het gemeentefonds om deze kosten te betalen. Daarom nemen we het nu als 3O-ontwikkeling op. Als er wel middelen beschikbaar komen dan zullen we een voordeel melden.

Voor het gestructureerd vastleggen van onze processen binnen een procesarchitectuur is een specifiek softwarepakket nodig. De kosten hiervan bedragen circa € 17.500 per jaar. Het systeem is gericht op het onderzoeken, documenteren en continu verbeteren van onze processen en is nodig om procesmanagement in onze gemeente verder te professionaliseren. Daarnaast voeren we een verbetering door op het gebied van digitale factuurherkenning. De kosten hiervan zijn € 9.245 per jaar. In totaal hebben we een nadeel van jaarlijks € 27.000.

We hebben een nadeel van € 68.000 in 2023 door hogere facilitaire kosten. Dit heeft drie redenen. Als eerste hebben we € 25.000 nodig voor de aanschaf van porselein servies, het aanpassen van de patry's en vaatwassers/korven en karren. Op basis van wijzigende wet- en regelgeving gaan wij niet langer gebruik maken van de (wegwerp)koffiebekers. We willen porseleinen kopjes/servies aanschaffen. De kosten hiervan zijn € 10.000. Dit zorgt voor extra aanpassingen aan de diverse pantry's in het gemeentehuis en de aanschaf van korven in de vaatwassers en karren daarvoor. De kosten hiervan zijn € 15.000. Als tweede hebben we hogere kosten van € 25.000 voor het verbeteren van de akoestiek van de raadzaal door het aanpassen van de ruimte. Als laatste hebben we hogere kosten van € 18.000 voor de aanschaf en installatie van bedieningspanelen van bureaus. Bij 200 bestaande bureaus zijn de elektrische bedieningspanelen van de bureaus defect of aan vervanging toe. We hebben een aanbod gekregen om deze zelfde bedieningspanelen aan te schaffen. Hiermee hoeven we geen compleet nieuwe bureaus aan te schaffen. De kosten hiervan inclusief installatie zijn € 18.000.

We hebben hogere kosten van € 300.000 in 2023 voor extra Tweede Kamer verkiezingen. Het Kabinet is gevallen en daarom zijn er vervroegde verkiezingen op 22 november 2023. We hebben hier in onze begroting geen rekening mee gehouden. We verwachten dat de kosten afgerond € 300.000 zijn op basis van de kosten van eerdere verkiezingen dit jaar. Het Rijk heeft aangegeven voor deze verkiezingen geen bijdrage te verstrekken.

We hebben hogere kosten van jaarlijks € 65.000 voor BrabantStad. Per 20 juni 2023 is de gemeente Oss aangesloten bij de samenwerking BrabantStad, een licht-bestuurlijk netwerk waarin bestuurders hun portefeuilles, ervaringen en oplossingsrichtingen bespreken en elkaar snel vinden wanneer er iets speelt. De nadruk ligt op een prettige samenhang en samenwerking met de ommelanden en het benutten van het netwerk om samen meer massa te maken voor goede ideeën en innovaties slagvaardig te implementeren met meer impact. De bijdrage aan het samenwerkingsverband BrabantStad is jaarlijks € 65.000. Daarnaast vraagt het ambtelijke inzet.

We vragen in 2024 € 60.000 en vanaf 2025 jaarlijks € 90.000 extra voor subsidiewerving. We hebben als stad grote ambities. Ambities die we als gemeente niet alleen kunnen betalen. Naast eigen financiering moeten we nadrukkelijker externe financiële middelen aanboren, zoals specifieke rijksgelden en subsidies. Subsidies, zowel provinciaal, landelijk en Europees. Het is noodzakelijk om hierin nadrukkelijker te investeren. Al eerder hebben we, mede op basis van een motie door de gemeenteraad, hierin geïnvesteerd. Dit doen we op dit moment met een extern subsidiebureau die hiervoor 8 uur in de week beschikbaar is. Dit is echter te beperkt. Door extra inzet en capaciteit, in samenwerking met een extern bureau, kunnen we naar onze verwachting meer subsidies kunnen binnenhalen.

We vragen voor 2024 een bedrag van € 92.000 en vanaf 2025 jaarlijks een bedrag van € 125.000 voor het opzetten van een 'intern kennis- en expertiscentrum participatie'. We willen aan de slag met een ‘intern kennis- en expertisecentrum participatie’ dat ook een interne leergang ‘vakmanschap participatie’ aanbiedt. Om dit te realiseren is vanaf 2024 capaciteit nodig (rollen: regie, coördinatie, advies, expertise, ondersteuning) met een omvang van 1 fte (€ 100.000) en een out-of-pocket-budget van circa € 25.000 per jaar om participatie te ondersteunen, verder te ontwikkelen en aan te jagen.

We willen een regiesysteem implementeren in het sociaal domein als onderdeel van de meerjarenagenda voor digitalisering. Na de Europese aanbesteding in 2023 kiezen we een geschikte partij en betalen we vanaf 2024 jaarlijkse licentiekosten. Voor de jaarlijkse licentiekosten hebben we naar verwachting € 100.000 nodig. Het exacte bedrag zal in oktober bekend worden. Het doel van het regiesysteem is om de digitale dienstverlening te verbeteren en inwoners meer regie te geven over hun eigen vraag, terwijl de gemeente (samen met ketenpartners) ook efficiënter en effectiever kan (samen)werken. Er is nu urgentie, omdat er nu weinig digitaal wordt samengewerkt, er risico's bestaan rondom privacy en (informatie)beveiliging, en er een gebrek is aan kwalitatief goede data om de sturing van het sociaal domein te optimaliseren.

We stellen voor om voor 2024 € 60.000 en vanaf 2025 € 85.000 beschikbaar te stellen voor een data analist en beheerder voor onderhoud, doorontwikkeling en beheer van het Dashboard Sociaal Domein. Om goed te kunnen anticiperen op trends en goed te kunnen sturen in het sociaal domein is het project Dashboard Sociaal Domein de afgelopen jaren uitgevoerd. Eind 2023 worden conform planning rapportages voor diverse doelgroepen opgeleverd. Het dashboard geeft inzicht in de resultaten van de activiteiten om de doelstellingen binnen het sociaal domein te bereiken. Met de inzet van een data analist en beheerder kunnen we nieuwe gebruikersvragen implementeren, de techniek onderhouden en waar nodig vernieuwen.

We stellen voor om het centrale opleidingsbudget te verhogen jaarlijks structureel met € 100.000. Dit is nadrukkelijk nodig om centraal opleidingen te organiseren onder andere op het gebied van informatieveiligheid, integriteit en participatie.

Voor de versterking van de afdeling P&O vragen we € 114.000 jaarlijks extra beschikbaar. De hoeveelheid vacatures is erg hoog. De adviseur werving en selectie/recruiter heeft haar handen vol, maar zeker ook in de ondersteuning van dit proces is het druk. We hebben daarnaast een relatief hoog verzuimcijfer. We hebben behoorlijk wat complexe verzuimdossiers. En het is belangrijk dat we intensiever gaan samenwerken met de arbodienst. Wetende dat we in 2023 uitbreiding hebben gekregen op het gebied van ondersteuning en beleid zien we een aanhoudend hoge werkdruk binnen P&O als gevolg van bovenstaande omstandigheden. De huidige arbeidsmarkt en de verhoogde mobiliteit, het hoge verzuim en de aanhoudende werkdruk vraagt om extra capaciteit. Daarnaast willen we extra budget voor onboarding. We zetten dit in voor een beter en gedegen onboardingprogramma om (nieuwe) medewerkers te behouden voor onze organisatie.

We zien een noodzakelijke uitbreiding van het secretariaat. Dit om te komen tot een goede ondersteuning van het bestuur en de directie. De extra kosten bedragen € 122.000 in 2024 en structureel € 134.000 vanaf 2025. De werkdruk op de secretariaten is veel te hoog. Zeker nu we toetreden tot BrabantStad en omdat uitbreiding van de directie met een directeur Bedrijfsvoering & Dienstverlening plaatsvindt.

We stellen voor om vanaf 2024 jaarlijks € 262.000 beschikbaar te stellen voor diverse investeringen op het gebied van ICT. Op dringend verzoek van de Informatie Beveiligingsdienst richten we Monitoring en Respons in. Dit systeem houdt onze infrastructuur en netwerk 24/7 in de gaten, zodat verdachte zaken tijdig worden opgemerkt en dat er waar nodig direct passende maatregelen worden genomen. We vragen hiervoor een structureel bedrag van € 150.000. Daarnaast zijn we genoodzaakt om een aantal maatregelen in te voeren zoals Identity en Accessmanagement, de digitale toegangsbeveiliging, die ons ook helpt bij het voldoen aan de privacy wetgeving. We vragen hiervoor een structureel bedrag van € 110.000. Dit besteden we voor € 40.000 structureel aan een licentie en voor € 72.000 aan capaciteit voor beheer.

We stellen voor om in 2024 € 100.000 beschikbaar te stellen voor nieuwe toepassingen voor de afdeling burgerzaken waarmee we klanten volledig digitaal, beter en sneller helpen. We vragen in 2024 eenmalig € 45.000 aan de overstap van software en structureel een bedrag van € 55.000 voor het abonnement in de cloud. We betalen een deel van de kosten uit de beschikbare budgetten bij ICT voor Burgerzaken en vervanging van software. Voor de overige kosten hebben we extra middelen nodig. We helpen klanten sneller en beter door verder te digitaliseren. Met de nieuwe modules werken we doeltreffender. Aanleiding is betere service willen verlenen en werkdruk verlagen. Het gaat om een uitbreiding van mogelijkheden. De nieuwe modules Burgerzaken zijn adresonderzoek, inzicht, vestiging en naturalisatie. Deze zijn om ondermijning, misstanden en overbewoning te voorkomen. We zijn op dit moment bezig met de aanbesteding.

We stellen voor om in 2024 € 150.000 beschikbaar te stellen voor het programma dienstverlening voor de uitvoering van activiteiten gericht op de verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening. Voor 2024 ramen we € 150.000, daarna nemen we een PM post op. We willen € 75.000 gebruiken voor verwachte kosten in 2024 en de andere € 75.000 in de reserve Dienstverlening storten. In 2024 gaan we het geld besteden aan het project voor de Wet digitale overheid (Wdo) (2023-2024) en Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv). Deze nieuwe wetgeving is gericht op betere betrouwbaarheid en veiligheid in de digitale dienstverlening tussen overheidsinstanties en inwoners/ ondernemers. Al onze producten en diensten moeten voldoen aan deze nieuwe wetgeving. Dat betekent een screening van zo’n 400 producten en diensten. We hebben zelf de capaciteit en kennis niet in huis om dit project uit te voeren en moeten hiervoor externe expertise inhuren en een projectteam samenstellen. Er is op dit moment geen sprake van een vergoeding voor de kosten van deze werkzaamheden vanuit het Rijk. Daarnaast gaan we aan de slag met een nulmeting onder onze inwoners voor de gewenste (digitale) dienstverlening. We zetten hiervoor een onderzoeksbureau in. Als laatste doen we een onderzoek naar de inzet van een virtuele assistent (GEM) ter aanvulling van de bereikbaarheid van onze digitale dienstverlening.

Coördinator bodeteam: vanaf 1 januari 2023 is het bodeteam ondergebracht bij het Publiekscentrum. Voor een coördinator van dit team is een bedrag extra nodig van € 36.000 per jaar.

We stellen voor om in 2024 en 2025 € 45.000 en vanaf 2026 jaarlijks € 87.000 beschikbaar te stellen voor competenties en vaardigheden van de medewerkers van de afdeling publiekscentrum. Om de kwaliteit en continuïteit van de bedrijfsvoering te kunnen waarborgen is het nodig om zowel in het KCC als bij Burgerzaken medewerkers op minimaal MBO4-niveau in het team te hebben. We moeten daarom onze inschaling aanpassen. Dit leidt tot jaarlijkse hogere kosten van € 87.000 per jaar.

In het laatste kwartaal van 2022 is het project nieuw Communicatieplatform telefonie gestart. Het contract met de huidige leverancier loopt af. Een belangrijke doelstelling van dit project is dat het bijdraagt aan de Visie op Dienstverlening 2022-2026 door middel van het verbeteren van de (digitale) toegankelijkheid en (telefonische) bereikbaarheid. We verwachten in 2023 eenmalig € 49.000 aan kosten en in 2024 eenmalig € 64.000.

We stellen voor om extra beleidscapaciteit voor het programma Data van 0,2 fte (schaal 9) beschikbaar te stellen. De gemeente Oss heeft de ambitie om een “wervelende 100.000+ gemeente te zijn die de basis op orde heeft, aangesloten is op de digitale wereld, de benodigde informatie eenvoudig beschikbaar krijgt en publieke waarde creëert uit data”. De datastrategie is vertaald naar het programma ‘Naar Data met waarde(n)’. Onderdeel van de invoering van dit programma is de implementatie van een dataportaal. Via dit portaal gaan we de organisatie en onze burgers, bedrijven en instellingen, op een georganiseerde wijze data aanbieden. Dit portaal is een nieuwe applicatie en dient beheerd te worden. Hiervoor is op dit moment nog niet voorzien binnen de bestaande beheerformatie. Het benodigde beheer zal 1 dag per week oftwel 0,2 fte zijn. Deze aanvraag was niet opgenomen in de kadernota.

We vragen een investeringskrediet ter hoogte van € 350.000 voor de verbouwing van de commissiezaal. Hierin hebben we ook een investering in audio visuele installaties opgenomen. Dit zorgt voor een jaarlijkse afschrijving van € 50.000 voor 7 jaar en de bijbehorende rentekosten. Dit is een bedrag van € 54.000 in 2024, dit loopt af naar structureel € 52.000 vanaf 2027.

We stellen voor om € 114.000 beschikbaar te stellen voor een lobbyist. Deze nieuwe medewerker brengt Oss beter in contact met de provinciale en landelijke overheden. Een verbinder, een agenda zetter, iemand die financiële bronnen weet aan te boren en het brede verhaal van Oss voor het voetlicht brengt. Wij verwachten dat deze nieuwe medewerker nauw samenwerkt met de subsidieverwerver die we hebben toegelicht in programma 10. De extra kosten hiervoor zijn jaarlijks € 114.000.

We stellen voor om de budgetten voor uitvoering werkzaamheden Rekenkamercommissie te verhogen. Het extra benodigde budget bedraagt € 35.000. We hebben een kwalitatief sterke Rekenkamercommissie in Oss. Om deze kwaliteit ook in de toekomst te kunnen behouden passen we het budget vanaf 2024 voor de rekenkamercommissie aan zodat de vergoeding voor de leden van de Rekenkamercommissie marktconform blijft. Daarnaast gaan we de opvolging van de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie beter in beeld brengen. We kunnen € 15.000 opvangen binnen bestaande budgetten. Per saldo vragen we € 20.000 extra vanaf 2024.

We stellen voor om vanaf 2026 structureel € 90.000 beschikbaar te stellen voor procesmanagement (procesadviseur). Op dit moment hebben we voor 3 jaar, tot en met 2025, financiële middelen voor inzet van een extra procesadviseur. Procesoptimalisaties en het beschrijven van processen zijn de basis bij het digitaliseren van processen en ook de basis om meer datagedreven te gaan werken. Om de procesadviseur langer aan ons te binden willen we deze functie graag structureel maken. De kosten hiervan zijn jaarlijks € 90.000.

We stellen voor om in 2024 € 60.000 en vanaf 2025 structureel € 90.000 beschikbaar te stellen voor extra formatie voor communicatie. Vertrouwen in de overheid is een belangrijk aandachtspunt in onze samenleving. Communicatie draagt daaraan bij: het verhaal vertellen, correcte informatie verzorgen, beter aansluiten bij inwoners en partners. Daarbij is vernieuwing noodzakelijk: onze verhalen vaker via verschillende kanalen presenteren en meer werken met filmpjes en beeldmateriaal. We vragen hiervoor 1 fte. Dit kost € 90.000 per jaar.

We stellen voor om in 2024 € 50.000 en vanaf 2025 jaarlijks € 100.0000 beschikbaar te stellen voor een aanvullende regeling voor reiskostenvergoeding. Eerder is al een bedrag beschikbaar gesteld van € 100.000 om onze vergoeding duurzaam reizen te verhogen naar maximaal € 750. Deze verhoogde vergoeding is ingegaan per 1-1-2023. We willen onze aantrekkelijkheid als werkgever in deze krappe arbeidsmarkt verder vergroten door een betere reiskostenvergoeding aan te bieden. Dit kost € 100.000 extra.

We stellen voor om in 2024 € 67.000 en vanaf 2025 structureel € 102.000 beschikbaar te stellen voor een adviseur digitalisering bedrijfsvoering. Om digitalisering te realiseren hebben we binnen bedrijfsvoering een adviseur nodig die ons hier de komende jaren in gaat ondersteunen. Deze adviseur werkt mee aan de verbetering van de digitale dienstverlening naar onze inwoners. Het gaat om onderwerpen zoals digitale transformatie, veranderende wetgeving, ketensamenwerking en informatiebeveiliging.

We onttrekken in 2024 € 150.000 uit de algemene reserve voor de impuls van het programma dienstverlening.

Voor de realisatie van een nieuwe kantoorinrichting van het gemeentehuis is aanvullend budget nodig van in totaal € 1,6 miljoen. Dit storten we in de reserve 'Gemeentehuis toekomst bestendig'. We vragen € 500.000 in 2023, € 230.415 in 2024 en € 850.000 in 2025. Onze huidige inrichting van het gemeentehuis biedt te weinig op het gebied van hybride werkvormen, aanlandplekken, teams overleg ruimtes of kleine vergader en spreek ruimtes. Daarnaast zijn de beschikbare AV-middelen niet toereikend om goed te kunnen overleggen, zowel één-op-één, als met grotere groepen. Deze nieuwe tijd vraagt om een kantooromgeving die aansluit op onze manier van werken. De investering bestaat uit verbouwingskosten, kosten van aanpassing installaties en nieuwe audiovisuele installaties. Ook maken we het bedrijfsrestaurant meer geschikt als ontmoetingsruimte. We verwachten dat de totale kosten voor deze investering uitkomen op ruim € 3,5 miljoen. Deze investering kunnen we deels afdekken uit bestaande investeringskredieten en uit de reserve verbouwing gemeentehuis. Per saldo is een bedrag van € 1,6 miljoen aanvullend nodig. Dit bedrag storten we in een reserve en betalen daar jaarlijks de investeringslasten uit. Daarnaast maken we zoveel mogelijk werk-met-werk door noodzakelijk groot onderhoud tegelijkertijd uit te voeren.

We ontvangen jaarlijks afgerond € 13.000 voor de Europese richtlijn energieprestatie gebouwen. We ontvangen dit voor de uitvoering van toezicht en handhaving van deze regeling met als doel om de energie-efficiëntie van gebouwen te verbeteren.